Hinweise der Schatzmeisterin zur Auslagenabrechnung

Anweisung für Auslagenerstattung

Allgemeines

  • Auslagen müssen immer von der/ dem zuständigen Schatzmeister*in vorab freigegeben werden

  • Alle Auslagen müssen in dem Abrechnungsformular aufgelistet werden (Vorlage siehe Anhang

  • Nichts kann ohne Beleg erstattet werden - auch für geringe Beträge muss immer der Beleg vorliegen.

  • Bei Reisen: es ist immer die günstigste Reisemöglichkeit zu buchen; Reisekostenerstattungen müssen immer vorab vom Schatzmeister*in freigegeben werden, Mietwagen werden nur in Ausnahmefällen finanziert und müssen immer vorab geklärt werden

  • Abrechnungen müssen immer unterschrieben sein.

  • Tankbelege können nicht eingereicht werden. Abgerechnet bei Fahrten mit dem PKW wird ein Kilometergeld von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer:

  • Die abrechnende Person erstellt einen Sammelbeleg über die gefahrenen Kilometer

  • In dem Beleg listet die Person alle Fahrten auf (z.B. Kilometer über google maps recherchieren)

  • Den Beleg listet die Person im Ausgabenformular auf und hängt ihn an das Abrechnungsformular an, genauso wie die anderen Belege.

Anleitung für die Erstellung der Abrechnung:

  1. Erstelle eine Aufstellung der Auslagen nach dem Abrechnungsformular (getrennt Bund und Land). In dem Formular listet Du die Auslagen alle auf und nummerierst sie durch. In dem Formular gibst Du den Adressat*in Deiner Erstattungsanfrage ein (Land xy oder Bund)

Abrechnungsformular DiB^J.pdf (46,1 KB)

  1. Nach dem Ausfüllen druckst Du das Abrechnungsformular aus und unterschreibst es.

  2. Die zu der jeweiligen Abrechnung gehörigen Belege klebst Du auf DIN A4 Papier auf, nummerierst sie gemäß der Reihenfolge der Auslagen wie im Formular von Dir eingetragen durch.

  3. Die sortierten Belege legst Du als Anhang hinter das Formular.

  4. Das Abrechnungsformular und die Belege scannst Du ein und machst daraus ein .pdf - am besten in einem Copy Shop mit einem Scanner mit automatischem Einzug, falls Du keinen solchen Scanner zu Hause oder im Büro hast.

  5. Das .pdf zur Erstattung an den BuVo schickst Du per Email an Deinen Schatzmeisterin mit dem Betreff: Erstattung Auslagen

  6. Die unterschriebenen Ausdrucke des Formulars mit den Orginalbelegen schicke bitte an die Adresse des Landes bzw des Bundes, deutlich mit dem Hinweis versehen: „Bereits per Email bei Name Schatzmeisterin* eingereicht, nur zur Ablage”

Kontakt zu den Schatzmeister*innen der Länder

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